Leestijd: 7 minuten

De virtuele evenementenindustrie explodeerde tijdens de pandemie. Net als het bezorgen van boodschappen en fitnessapparatuur voor thuis, leidden plotselinge wereldwijde lockdowns tot een ongekende behoefte en innovatie om eenmalige persoonlijke evenementen online te pushen. Maar naarmate de lockdowns en beperkingen versoepelden, keerden locaties en bedrijven geleidelijk terug naar de mogelijkheid om elkaar persoonlijk te ontmoeten. De vraag is dus: zijn virtuele evenementen nog steeds een goede investering voor bedrijven? Wat is de toekomst van virtuele evenementen?

Dit is een belangrijke vraag vanwege de aanzienlijke investeringen die virtuele evenementen voor bedrijven vertegenwoordigen, zowel in tijd als in geld. Duizenden dollars en weken, misschien maanden werk uitgeven, alleen om matige resultaten te bereiken, zou buitengewoon teleurstellend zijn.

Als strateeg voor virtuele evenementen mag er natuurlijk van mij worden verwacht dat ik een rooskleurig beeld schets en suggereer dat virtuele evenementen de best mogelijke investering zijn voor elk bedrijf, dus besloot ik de boel op te schudden en vrienden en experts te benaderen voor hun mening. In een oogwenk hoor je van CMO’s, ondernemers, PR-professionals en andere experts uit de evenementenindustrie, die ons allemaal helpen om de toekomst van virtuele evenementen vanuit hun perspectief te zien.

Dat is wat we behandelen in de aflevering van vandaag van The Virtual Event Strategist Podcast.

Virtuele evenementen zijn er om te blijven

Virtuele evenementen waren zeker geen nieuw fenomeen als gevolg van de pandemie, het was gewoon handig om te leunen op het formaat voor vergaderingen, webinars, meetups en virtuele evenementen, aangezien reizen en samenkomsten van mensen beperkt worden. Sinds 2012 en de dagen van Google+ Hangouts on Air organiseer ik en neem ik deel aan de een of andere soort virtuele evenementen!

En toch, als ik met SaaS-merken werk die erover nadenken om een ​​eigen virtueel evenement te organiseren, kijken ze of ze aanzienlijke hoeveelheden budget en mankracht willen investeren om ze voor elkaar te krijgen, dus ze mogen zich afvragen wat de toekomst is van het middel. Het punt is dat bezoekers, zelfs nadat alle zorgen over COVID zijn geweken, nog steeds virtuele opties willen. Uit een onderzoek van Kaltura bleek zelfs dat 84% van de aanwezigen dat vangnet van een virtuele optie wil voor het geval het evenement, de door hen gekozen reismiddelen of andere problemen naar voren komen en een wijziging van de plannen vereisen.

Bovendien blijven virtuele evenementen voor veel bezoekers, met name degenen die naar evenementen kijken die voor hen in het buitenland zijn, de meest effectieve optie.

Phil Mershon, Director of Experience bij Social Media Examiner (@Phil_Merson) eens. Hij zegt: “Virtuele evenementen zijn er om te blijven. De pandemie heeft ons geleerd dat bepaalde soorten onderwijs veel kosteneffectiever kunnen plaatsvinden met behulp van virtuele technologie. Dus wanneer het onderwijs informatiezwaar en/of zeer geïndividualiseerd is, bespaart een virtuele ervaring veel tijd en geld. Virtuele evenementen hebben veel te verbeteren op het gebied van betrokkenheid en netwerken zal nooit hetzelfde zijn als persoonlijke evenementen.” Phil voegde toe: “Ik denk niet dat alle evenementen automatisch een hybride moeten zijn, omdat dat de ene of de andere ervaring kan verwateren.”

Betrokkenheid is zeker de sleutel tot de toekomst van virtuele evenementen. Voorbij zijn de dagen dat merken een saai, statisch webinar konden geven en positieve resultaten konden verwachten. Het goede nieuws is dat virtuele evenementen merken allerlei leuke sessie-opties bieden, zowel in hoe ze zichzelf presenteren als wat ze presenteren!

“Virtuele evenementen zijn een geweldige manier om op een unieke en interactieve manier te pronken met je product en diensten. Je kunt deelnemers een meeslepende ervaring bieden waarmee ze alles kunnen ontdekken wat je te bieden hebt”, zegt Stephanie Liu, directeur communicatie bij Agorapulse (@HeyStephanie). En ze vermeldt verder: “Bovendien kunnen virtuele evenementen interactieve functies bevatten, zoals peilingen en enquêtes, waardoor mensen betrokken raken bij de inhoud en meer te weten komen over uw merk. En als je een stap verder wilt gaan, kun je ook live chats hebben met experts die vragen van bezoekers kunnen beantwoorden en hen meer informatie kunnen geven over wat je verkoopt. De enige keer dat een merk niet in een virtueel evenement moet investeren, is wanneer het geen ervaring kan bieden die boeiend en informatief is. Als je niet zeker weet of je het voor elkaar krijgt, is het waarschijnlijk het beste om weg te blijven. Anders zijn virtuele evenementen een geweldige manier om een ​​nieuw publiek te bereiken en je product of dienst te promoten”, zei ze.

Hoewel ik het met Phil eens ben dat niet alle evenementen automatisch hybride moeten zijn – een mix van zowel persoonlijk als virtueel – impliceert de implicatie dat sommige evenementen zou moeten hybride zijn. Maar welke evenementen? Moeten merken hybride, en niet alleen virtueel, overwegen voor hun evenementen?

Zijn hybride evenementen het nieuwe normaal?

Zoals de meeste marketingvragen, is het antwoord: het hangt ervan af.

Zeker, veel evenementen waar de organisatoren momenteel een persoonlijke ervaring bouwen, zouden een virtueel element moeten verkennen en toevoegen. Vooral nu er nog steeds zorgen zijn als gevolg van de pandemie, bovenop de stijgende reiskosten over de hele wereld. Het is enorm logisch om een ​​breder publiek te bedienen en om een ​​ingebouwd back-upplan te hebben voor het geval er lokale problemen zijn waardoor een locatie moet worden gesloten en persoonlijke activiteiten moeten worden geannuleerd.

En dankzij de noodzaak van innovatie van de afgelopen twee jaar, zijn virtuele evenementenplatforms tegenwoordig ongelooflijk geavanceerder en in staat om zeer boeiende, interactieve, virtueel ervaringen die hun persoonlijke tegenhangers vergroten en in sommige gevallen zelfs overtreffen.

Ik sprak onlangs met Ekaterina Walter, Senior Director of Marketing bij ZincFive (@Ekaterina) en ze meldde: “Ik ben net terug van het Cvent Connect-evenement en hybride evenementen waren een groot onderwerp van discussie. Mensen zijn uitgehongerd voor de face-to-face interactie; een hybride model trekt echter een veel groter en diverser publiek en zorgt voor een rijkere discussie. Virtuele evenementen zullen steeds interactiever worden. Toen ik vorige week sprak op het evenement dat ook live werd gestreamd, zag ik dat het virtuele publiek meer betrokken was dan het publiek in de zaal. Deelnemers die fysiek aanwezig waren, vertelden me dat ze na het evenement on demand naar gemiste sessies zouden kijken en de sessies die ze het leukst vonden zouden aanbevelen aan hun collega’s die een virtuele pas konden kopen. De technologie was de afgelopen 2 jaar geavanceerder geworden om boeiende en betekenisvolle virtuele evenementen mogelijk te maken als gevolg van COVID-19.”

“En we gaan niet terug”, voegde ze eraan toe. “Hybride evenementen zijn het nieuwe normaal.”

“Hybride evenementen zijn het nieuwe normaal.”

Ekaterina Walter

In feite leidt de opkomst van virtual reality en augmented reality tot meeslepende ervaringen waarvan je in eerste instantie zou kunnen aannemen dat ze exclusief voor virtuele evenementen zijn. Maar Goldie Chan (@GoldieChan) stelt dat dit niet het geval is. Ze zei: “Merken moeten investeren in de hybride toekomst van evenementen met zowel online als offline componenten. Naarmate de technologie volwassener wordt, zullen we ook interessantere VR- en AR-toepassingen voor evenementen zien, maar er zijn geen solide vervangingen voor merken om hun publieksbetrokkenheid op te bouwen, zoals persoonlijke communicatie en netwerken.”

Er is dus een pleidooi voor persoonlijke evenementen om een ​​virtuele component toe te voegen, en voor merken die geïnteresseerd zijn in het creëren van boeiende virtuele evenementen om persoonlijke componenten toe te voegen, wat betekent dat hoe dan ook, het hybride model sterk moet worden overwogen door elk evenement organisator.

De toekomst van virtueel Evenementen Lies In Een nieuwe waarde

Maar wat is de waarde van virtueel medium behalve gemak voor deelnemers? Waarom zou een merk, dat zich misschien niet op een wereldwijd publiek richt, in de eerste plaats virtueel overwegen?

Ten eerste, zoals Dennis Yu, CEO van Blitzmetrics (@dennisyu) wijst erop: “alles is een virtueel evenement. Of het nu gaat om een ​​hybride conferentie op volledige schaal tot twee personen in een Twitter-chat, het zijn mensen die samenkomen – verbindingen op grote schaal of één op één opbouwen. Alles buiten het opbouwen van relaties is gewoon reclame.”

Maar hoewel dat ongetwijfeld waar is, gaat de toekomst van virtuele evenementen en de waarde veel verder dan het feit dat alles inherent virtueel is.

Merken die tegenwoordig een solide virtueel evenementenplan opstellen en gebruikmaken van een geavanceerd platform, kunnen als nooit tevoren gebruikmaken van online evenementen voor marketing, leadgeneratie en het ontdekken van klanten.

Zoals Sarah Evans, CEO van Sevans PR (@PRSarahEvans) merkt op: “Merken moeten absoluut investeren in virtuele evenementen, maar het voorbehoud hier is de toekomst van virtuele evenementen. Evenementenindustrie 3.0 is hier. Merken zijn niet langer alleen gebonden aan IRL of alleen virtueel, maar een vloeiende en hybride evolutie. Virtual is geëvolueerd met nieuwe tools, platforms en bronnen (en grondigere datapunten die een grote impact kunnen hebben op CX).”

Ze zei ook: “Er is een heel andere strategie, uitvoering en aanbod nodig, maar het missen van een virtuele kans betekent dat je een heel stuk van de marketingtaart misloopt. De sleutel is het identificeren van de waarde, waar het leeft en hoe inhoud wordt geleverd. Virtuele evenementen kunnen profiteren van genuanceerde call-to-actions en bieden ook meer grip op hybride evenementen. Zelfs nu de wereld opengaat en er meer persoonlijke evenementen plaatsvinden, ligt er een nieuwe waarde in de kracht van virtueel.”

Dankzij de huidige platforms en opties voor virtuele evenementstructuur kunnen merken gedetailleerde kwalificatie-informatie leren, evenals belangrijke interesses en koopgedrag. Zoals Sarah al zei, kunnen genuanceerde call-to-actions worden gebruikt die verkoopteams kunnen versterken!

Een merk dat vandaag een virtueel evenement organiseert, kan een reeks sessies hebben over een verscheidenheid aan onderwerpen waaruit bezoekers kunnen kiezen, en noteren welke aanwezigen bij welke sessies aanwezig waren en zich betrokken hadden bij welke sessies, sprekers, sponsors en andere aspecten van het evenement. Ze kunnen taggen welk materiaal is gedownload en welke on-demand video’s zijn bekeken, en al die gegevens naar een CRM pushen die automatisch contacten doorstuurt en naar SDR’s leidt op basis van gebruikersgedrag.

Waar ooit een virtueel evenement een verkoopteam eenvoudigweg een CSV met namen en e-mailadressen had kunnen geven, kunnen ze nu zeer gerichte en gekwalificeerde prospects doorsturen die zichzelf hebben geïdentificeerd als geconfronteerd met specifieke uitdagingen en geïnteresseerd zijn in specifieke oplossingen en informatie.

Ja, merken moeten onderzoeken of een hybride benadering met een persoonlijk element van hun evenement van waarde kan zijn voor hun publiek, maar uiteindelijk is het duidelijk dat virtuele evenementen een sterke strategie zullen blijven voor merken om te gebruiken.

Dit is onze tiende en laatste aflevering van seizoen één van The Virtual Event Strategist Podcast. We hebben dit seizoen een enorme hoeveelheid basisconcepten behandeld als het gaat om strategisch nadenken over uw evenement. Als dit je eerste keer was dat je afstemde, ga dan zeker terug naar afleveringen één tot en met vier, in het bijzonder.

Terwijl we seizoen twee aftrappen in onze volgende aflevering, zal het hele seizoen gewijd zijn aan de marketing van je volgende virtuele evenement om een ​​echt uitverkochte top te creëren. We beginnen met te bespreken hoe u uw marketingplan voor virtuele evenementen kunt uitbouwen en structureren zodat het een effectief hulpmiddel is voor projectbeheer, en niet slechts meerdere pagina’s met verwarde takenlijsten. En dan gaan we het hele seizoen diep duiken in videomarketing, sociale media, e-mail, influencermarketing, partnerschappen, contentmarketing, verdiende en betaalde media, publieksmarketing en UGC. En we sluiten het seizoen af ​​met een volledige aflevering alleen over metingen en rapportage, zodat je kunt zien welke kanalen en tactieken het beste hebben gepresteerd.

Dit wordt een masterclass in hoe je een virtueel evenement op de markt brengt en duizenden registranten naar je online top drijft, dus zorg ervoor dat je je inschrijft en afstemt.

Spreek je snel.